Früher oder später steht fast jeder vor demselben Problem: Sie nehmen ein längeres Video mit dem Smartphone auf, fotografieren eine Familienfeier oder müssen bei der Arbeit eine größere PDF-Datei, einen Bauplan oder eine Präsentation versenden. Der E-Mail-Anbieter teilt Ihnen jedoch mit, dass der Anhang zu groß ist.
In solchen Fällen versuchen viele, die Datei kleiner zu komprimieren, sie in mehreren Teilen zu senden oder nach anderen Umwegen zu suchen. Dabei gibt es heute bereits wesentlich einfachere Lösungen.
In diesem Artikel habe ich die Dienste zusammengestellt, die ich meinen Kunden am häufigsten empfehle. Nicht jeder Dienst eignet sich für denselben Zweck – deshalb lohnt es sich zu wissen, wann welche Option die beste Wahl ist.
Warum kann man sie nicht einfach per E-Mail senden?
Die meisten E-Mail-Systeme begrenzen die Größe von Dateianhängen. Diese liegt meist bei etwa 20–25 MB – eine Grenze, die selbst bei wenigen Fotos von modernen Smartphones oder einem kurzen Video schnell erreicht ist.
File-Sharing-Dienste hingegen verschicken nicht die Datei selbst per E-Mail, sondern laden sie auf einen sicheren Server hoch. Der Empfänger erhält lediglich einen Download-Link. Das ist schneller, zuverlässiger und funktioniert auch mit größeren Dateien problemlos.
Wenn mich jemand fragt, wie er ein größeres Video oder hunderte Fotos versenden soll, empfehle ich meistens diesen Dienst zuerst. Einer der größten Vorteile von SwissTransfer ist, dass keine Registrierung erforderlich ist, die Benutzeroberfläche einfach gestaltet ist und die Dateien mit einem Passwort geschützt werden können. Zudem handelt es sich um einen europäischen Dienst, was für viele geschäftliche Nutzer ebenfalls ein wichtiges Kriterium ist.
WeTransfer gehört seit Jahren zu den bekanntesten File-Sharing-Diensten. Die Nutzung ist denkbar einfach: Sie wählen die Dateien aus, geben den Empfänger ein oder erstellen einen Download-Link – und schon ist alles erledigt. Wenn Sie nur gelegentlich größere Dateien versenden müssen, ist dies eine hervorragende Wahl. Der Nachteil liegt darin, dass in der kostenlosen Version bestimmte Funktionen eingeschränkt sind und die hochgeladenen Dateien nur für einen begrenzten Zeitraum verfügbar bleiben.
Google Drive ist eigentlich nicht nur ein Datentransfer-Dienst, sondern ein vollwertiger Cloud-Speicher. Wenn Sie regelmäßig mit denselben Dokumenten arbeiten oder mehrere Personen Zugriff auf denselben Ordner benötigen, ist dies meiner Meinung nach eine der besten Lösungen. Sie können den Link jederzeit erneut senden, die Dateien aktualisieren und festlegen, wer die Inhalte nur ansehen oder auch bearbeiten darf. Auch für den beruflichen Einsatz ist dieser Dienst bestens geeignet.
OneDrive dürfte vor allem denjenigen bekannt sein, die einen Windows-PC nutzen. Wenn Sie ein Microsoft 365-Abonnement besitzen, steht Ihnen dieser Dienst wahrscheinlich schon jetzt zur Verfügung, selbst wenn Sie ihn noch nicht nutzen. Für das Teilen von Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumenten ist er besonders komfortabel.
Dropbox war einer der ersten wirklich populären Cloud-Dienste. Obwohl die Auswahl heute größer ist, nutzen viele Unternehmen den Dienst nach wie vor im Alltag. Er ist stabil, zuverlässig und funktioniert auf verschiedenen Betriebssystemen einwandfrei. Wenn in Ihrem Unternehmen bereits Dropbox verwendet wird, gibt es kaum einen Grund zu wechseln.
Für Apple-Nutzer ist dies die naheliegendste Lösung. Wenn Sie auf einem iPhone oder Mac arbeiten, verwaltet iCloud Dateien und Fotos nahezu unbemerkt im Hintergrund. Das Teilen zwischen verschiedenen Apple-Geräten ist extrem einfach. Für Windows-Nutzer ist dieser Dienst hingegen meist weniger praktikabel.
Welchen Dienst sollten Sie wählen?
Es gibt keine perfekte Lösung für jede Situation.
- Wenn Sie Familienvideos versenden möchten, sind SwissTransfer oder WeTransfer wahrscheinlich die einfachste Wahl.
- Wenn Sie gemeinsam an Unternehmensdokumenten arbeiten, sind Google Drive oder OneDrive komfortabler.
- Wenn Sie dieselben Dateien über einen längeren Zeitraum speichern möchten, sollten Sie eher einen Cloud-Speicher nutzen als einen einmaligen File-Sharing-Dienst.
Einige Sicherheitstipps
Die größeren, bekannten Anbieter gelten als sicher. Dennoch sollten sensible Daten immer mit einem Passwort geschützt und nur mit Personen geteilt werden, die diese tatsächlich benötigen.
- Senden Sie persönliche Dokumente nach Möglichkeit nur über eine passwortgeschützte Freigabe.
- Senden Sie den Download-Link und das Passwort nicht in derselben E-Mail.
- Wenn die Freigabe nicht mehr benötigt wird, löschen Sie die Datei oder entziehen Sie den Zugriff.
- Klicken Sie bei Download-Links von unbekannten Absendern stets mit Vorsicht.
Wie lange bleiben die Dateien verfügbar?
Das unterscheidet sich je nach Anbieter. Einmalige File-Sharing-Seiten löschen die hochgeladenen Dateien in der Regel nach einigen Tagen oder Wochen automatisch, während Cloud-Speicher sie so lange aufbewahren, bis Sie sie selbst löschen.
Mit der Wahl des passenden Dienstes sparen Sie nicht nur Zeit, sondern umgehen auch die Größenbeschränkungen von E-Mails und teilen Ihre wichtigen Dateien wesentlich sicherer.
